Dresser le bilan de l’existant
Avant d’établir des critères d’achats, il nous a semblé important d’avoir une cartographie claire de l’ensemble des achats et fournisseurs pour pouvoir identifier les différents types de risques. Nous nous sommes interrogés sur :
- les typologies d’achat : le cœur du moteur c’est évidemment les achats liés aux projets (rédacteurs, photographe, studio vidéo, …) mais, dans une agence conseil, le gros des achats concerne plutôt le fonctionnement (informatique, ménage, téléphonie)… et ça compte aussi ! Chaque typologie d’achat a ses spécificités, certifications, labels.
- les typologies de fournisseurs : PME, grande entreprise, indépendant, associations.
- les volumes d’achat.
Cette cartographie permet de cibler ses efforts pour ne pas se disperser : l’idée étant de questionner d’abord, dans le cadre de la démarche, les achats et fournisseurs les plus importants et stratégiques de l’activité et de définir les fournisseurs clés à embarquer dans la démarche.
Définir des critères d’achats responsables
Avant de définir ses critères d’achat, la première question à se poser est celle de la nécessité et de la pertinence de l’achat (notamment lorsqu’on parle de biens matériels), avant d’explorer toutes les alternatives, en particulier à l’achat neuf (ressource interne, location, prêt, reconditionné…). Un réflexe pas toujours facile à adopter, tant les automatismes sont ancrés ! Un petit process, une grille de questionnement simple, peuvent y aider.
Une fois la nécessité de l’achat établie, reste la question des critères que l’on veut se donner : souhaite-t-on privilégier la réduction de l’impact environnemental, l’insertion, l’activité locale, la juste rémunération sur toute la chaîne de valeur ? Le bon choix est celui qui s’appuie sur l’analyse d’impact du produit ou de la prestation, et l’idéal est évidemment de ne pas avoir à choisir !
Pour réussir à s’y retrouver, des repères existent :
- Critères globaux : entreprise de statut société à mission, labellisée B Corp, labellisée selon un référentiel ISO26000.
- Critères sociaux : entreprises de l’ESS, entreprises labellisées sur les sujets de l’inclusion, de l’égalité professionnelle ou avec pratique reconnue.
- Critères environnementaux : produits et/ou entreprises éco labellisés, entreprise réalisant son bilan carbone avec une trajectoire de baisse d’émission, produits reconditionnés recyclés avec indice de réparabilité communiqué et favorable, approche cycle de vie du produit, économie circulaire, éco conception, fournisseurs locaux.
Coconstruire une charte fournisseur
La charte fournisseur est un élément central de notre dispositif et répond à deux objectifs : poser des critères d’achat responsable (voir point précédent) auxquels on souhaite que les partenaires se conforment, mais aussi fixer les engagements respectifs de la relation, et notamment nos engagements d’acheteur. On ne peut pas tout attendre des partenaires sans rien offrir !
En ce sens, la charte de l’agence a été coconstruite avec une sélection de partenaires, ce qui a permis de recueillir leurs remarques, d’identifier des freins et des attentes, de progresser sur certains sujets et, in fine, de garantir une meilleure adhésion. Concrètement, notre charte exige de nos partenaires des avancées régulières en matière de prise en compte de l’impact climatique de leur activité mais garantit aussi un accompagnement de la part de l’agence ; elle a permis par ailleurs d’instaurer un délai de paiement réduit pour les partenaires freelance, par exemple.
Objectif : garantir que la responsabilité ne s’arrête pas au moment d’acheter !
Faire vivre sa politique d’achat au-delà de la signature de la charte
Signer une charte ne fait pas tout. Encore faut-il la faire vivre au quotidien, pour contrôler que les critères attendus sont respectés mais également dans une démarche d’amélioration continue. Chez B Side, trois dispositifs sont mis en place :
- Accompagnement des fournisseurs dans la progression de leurs démarches RSE
Certains partenaires sont sélectionnés pour leur démarche engagée. D’autres, souvent historiques, peuvent partir de plus loin. L’enjeu d’une relation fournisseur responsable est de réussir à faire progresser ces derniers, pour améliorer l’impact des projets sans « larguer » brutalement des partenaires de longue date.
A l’agence cela se traduit par un événement annuel (voir ci-dessous), mais aussi des échanges plus personnalisés au moins une fois par an (rendez-vous, questionnaire) pour faire le point sur le respect des engagements réciproques, suivre les actions du fournisseur et établir des pistes de progrès pour les deux parties. Et on n’est pas peu fiers quand ça accroche et quand un partenaire se lance dans son premier bilan carbone ou annonce une nouvelle offre plus responsable !
- Organisation d’un évènement annuel
Chaque année, B Side rassemble ses principaux partenaires pendant une demi-journée pour :
- Partager la stratégie, la situation économique de l’agence et les avancées et enjeux liés à la mission, dans une volonté de transparence et de visibilité.
- Apporter un contenu utile aux participants pour les aider à cheminer dans leur propre démarche (atelier carbone, sensibilisation entreprise régénérative, formation greenwashing, etc.).
- Livrer le témoignage d’un partenaire sur sa démarche (réussites, difficultés, perspectives, etc.).
Chez B Side, nous organisons chaque année une matinale fournisseurs, véritable temps de partage et d’accompagnement des fournisseurs. Ce temps est articulé en 3 phases : partage des résultats de l’agence sur sa démarche, témoignage d’un fournisseur, sensibilisation sur les sujets fondamentaux (climat, transformation des modèles, greenwashing,…). En 2022, Mission Change est intervenu pour une sensibilisation sur le bilan carbone. En 2023, c’est Open Lande qui a proposé une catalyse sur le Climat. Cette matinale se termine toujours par un moment de convivialité qui facilité les échanges et partages entre fournisseurs.
- Partage d’une culture interne
Evidemment, le processus d’achat et la charte fournisseurs doivent être partagés auprès de chaque collaborateur réalisant des achats, et donc auprès de chaque fournisseur. On ne va pas se mentir, il y a encore chez nous quelques loupés, et des types d’achats pour lesquels la mise en place de la démarche est compliquée (les bases de données d’influenceurs par exemple).
Mais ce qui compte, c’est de progresser et surtout de partager une véritable culture interne des achats, qui ne place pas systématiquement le prix comme premier critère, qui considère l’engagement social et environnemental et qui privilégie une relation respectueuse des fournisseurs : respect de leurs salariés, de leurs prix, des plannings, des engagements pris, de l’antériorité de la relation, des délais de paiement…
Et pour pouvoir vraiment être exemplaires dans nos relations fournisseurs, nous avons aussi besoin de l’engagement de nos clients ! On en parle quand vous voulez 😉